Laboratoire d’Études du Rayonnement et de la Matière en Astrophysique et Atmosphères



Accueil > fr > Intranet > Missions

LES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS : règles des missions

publié le


Vous ne devez jamais partir sans un ordre de mission


Qu’il engendre des frais ou non, l’ordre de mission est établi par le gestionnaire du LERMA au nom de votre employeur (OP, CNRS, UPMC, ENS).


Exception : vous être agent d’un autre établissement : Université Paris 7, Université de Cergy Pontoise, CNES, Collège de France… les gestionnaires du LERMA ne pourront établir d’ordre de mission au nom de ces employeurs. Vous devrez donc vous adresser directement à vos gestionnaires dans ces établissements.


Selon le cas il vous faudra partir avec 1 ou 2 ordre(s) de mission :


a- Votre mission engendre des frais et est financée sur des crédits de votre employeur 1 seul ordre de mission est nécessaire.
Il vous couvre en termes d’assurance et vous permet d’être remboursé des frais que vous aurez engagés pendant la mission.

b- Votre mission est financée sur d’autres crédits que ceux de votre employeur 2 ordres de mission sont nécessaires :

-* 1 établi au nom de l’organisme financeur de la mission,
-* 1 (sans frais) établi au nom de votre employeur. Il vous couvre en termes d’assurance.


Etape 1


Demander l’ordre de mission au minimum une semaine avant le départ.

Transmettre au gestionnaire de site par mail :


-* les dates, lieux précis et objet de la mission,
-* l’accord écrit du responsable de crédits,
-* une estimation au plus juste des frais de séjour (tarif hôtel, forfait repas, frais annexes).

Etape 2

L’ordre de mission est établi par le gestionnaire. Il est signé par le Directeur du laboratoire.
Il vous est transmis par mail ou courrier accompagné de l’estimation des frais. Il vaut autorisation de déplacement.
Conserver l’original : il doit être remis au gestionnaire à votre retour.

Etape 3

Réservation des billets de transports (train, avion, location de voiture).
Vous ne devez jamais acheter vos billets vous-mêmes.
Nos tutelles ont passé des marchés avec des agences de voyages.

- Pour le CNRS : agence en ligne Carlson Wagonlit Travel via le site SIMBAD du CNRS :
http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/simbad.htm

 

 

 

- Pour l’Observatoire de Paris et l’ENS : Agence Travel Planet obspm@travelplanet.fr

 


 

Vous devez demander des devis auprès de ces agences.
Votre voyage sera validé par le gestionnaire entre le lundi et le jeudi.
Pas de marché passé par l’UPMC : vos billets sont achetés par le gestionnaire avec la CB du labo.
 
Attention : les compagnies aériennes ne garantissent plus les tarifs. Le gestionnaire devra confirmer votre voyage le jour même.
Il faut donc contacter au préalable le gestionnaire pour convenir du jour de votre réservation.
Proscrire les réservations en ligne (agence du CNRS) entre le vendredi et le dimanche.

Classes de voyages

-* Avion : low-cost, classe éco ou classe immédiatement supérieure pour des voyages supérieurs à 7 heures et d’une mission de moins d’une semaine (dérogation sur autorisation).

 

-* Train : 2ème classe ou 1ère classe bénéficiant d’offres avantageuses.

 

 

Hébergements

 

L’agence CWT (marché CNRS) fournit des hébergements en France.
Il est également obligatoire de faire appel au marché.
Pour l’étranger, vous devez réserver vous-même votre hôtel : vous serez remboursé sur facture en fonction de l’indemnité journalière prévue pour le pays concerné.
Il n’y a qu’en mission que vous avancez des frais. Une carte professionnelle peut vous être délivrée pour ces dépenses.
 
L’utilisation de la carte « corporate »


- Les agents du Lerma en mission peuvent disposer d’une « carte Corporate » afin de régler les dépenses qui ne sont pas payées directement par les marchés d’agences de voyages ;

- Cette carte bancaire à débit différé adossée à votre compte personnel est utilisable en France et à l’étranger pour effectuer des dépenses à caractère professionnel : dépenses liées aux missions (hébergement, restauration, transport, frais annexes, véhicule de location, etc……) ainsi qu’aux frais de réception et frais d’inscription aux colloques ;

- NB : les frais d’inscription peuvent être payés par le LERMA avant votre départ.

Etape 4

Missions à l’étranger

Saisir vos informations concernant la mission dans l’application SAME (Suivi des Agents en Mission à l’Etranger).
Outil partagé par le CNRS et le Ministère des Affaires Etrangères https://sesame-mae.dsi.cnrs.fr/presentation_mis/missionnaires/liste_missions.php

Etape 5

Au retour de mission : l’état de frais est à transmettre dans les plus brefs délais.

Vous devez transmettre au gestionnaire l’état de frais complété et signé accompagné de vos justificatifs de dépenses :

-* CNRS : https://intranet.cnrs.fr/Cnrs_pratique/partir_mission/retour-mission/Pages/default.aspx
-* Observatoire de Paris : http://dfc.obspm.fr/IMG/dfc/financier/Formulaire_Etat_de_frais.pdf,
-* UPMC : http://www.labos.upmc.fr/lbm/DOCUMENTS/Etat_liquidatif.pdf
Les engagements seront soldés au-delà de 45 jours après le retour (date de débit des cartes Corporate).

-* L’état de frais est certifié par le Directeur du Lerma,
-* Vous devez attester le nombre de nuits correspondant à la facture d’hôtel dont vous produisez l’original,
-* Pour les repas : vous êtes remboursé forfaitairement. Vous n’avez pas de justificatifs à fournir,
-* Autres frais : transports en commun, taxis (si absence de transports en commun) sont remboursés sur justificatifs.

Documents utiles

Instruction missions :
- CNRS : https://docutiles.cnrs.fr/docutiles/documents/17131
- UPMC : http://www.upmc.fr/fr/espace_des_personnels/pour_vous/partir_en_mission/frais_de_mission.html
- Observatoire de Paris : http://administration.obspm.fr/IMG/pdf/Circulaire_missions_2012-2.pdf
- Paris Diderot : http://www.lar.univ-paris-diderot.fr/sites/default/files/guide_missions_France_etranger.pdf